Das Jahr geht zu Ende, die High-Season in der Personalverrechnung beginnt. Es gibt eine Reihe von wichtigen Kontrollen, die Sie unbedingt durchführen sollten.

Nachstehende Checkliste unterstützt Sie bei dieser wichtigen und unerlässlichen Aufgabe von A wie Alleinverdiener bis Z wie Zuschuss.

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Alleinverdiener- Alleinerzieherabsetzbetrag

Wurde in der laufenden Lohnverrechnung der Absetzbetrag bei einem oder mehreren Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigt?

Wenn ja, liegt das ausgefüllte und unterschriebene Formular E30 im Personalakt auf?

thumb_pdfFormular E30 zum Download

 

 

Hinweis:

Eventuell beim Arbeitnehmer nachfragen, ob die Voraussetzungen zur Berücksichtigung des Absetzbetrages nach wie vor gegeben sind.

 

Ältere Mitarbeiter

Sozialversicherung

Werden die Gehaltsnebenkostenbefreiungen für ältere Dienstnehmer beachtet?

1)  Für Dienstnehmer, die spätestens am 31. Dezember 1952 geboren sind, ist 2013 keine Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung, IESG-Betrag zu entrichten.

2)  Für Frauen, die nach dem 31. Dezember 1952 aber spätestens am 01. März 1954 geboren sind, ist 2013 keine Arbeitslosenversicherung und IESG-Beitrag zu entrichten. Nach Vollendung des 60. Lebensjahres entfällt ab Beginn des folgenden Kalendermonates auch die Unfallversicherung.

3)  Für Männer, die nach dem 31. Dezember 1952 aber spätestens am 01. Juni 1953 geboren wurden, ist 2013 keine Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Nach Vollendung des 60. Lebensjahres entfallen ab Beginn des folgenden Kalendermonates auch die Unfallversicherung und der IESG-Betrag.

4)  Für Männer, die ab dem 02. Juni 1953 bzw. Frauen, die ab dem 02. März 1954 geboren wurden, sind ab dem folgenden Kalendermonat nach Inanspruchnahme einer Alterspension oder ab Erreichen der Anspruchsvoraussetzungen für den Bezug einer gesetzlichen Alterspension keine Arbeitslosenversicherung und IESG-Beitrag zu entrichten (Ausnahme Korridorpension!). Nach Vollendung des 60. Lebensjahres entfällt ab Beginn des folgenden Kalendermonates auch die Unfallversicherung.

Finanz

Für alle Arbeitnehmer, die das 60. Lebensjahr vollendet haben, entfällt ab Beginn des folgenden Kalendermonates der Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfond (DB zum FLAF) und der Zuschlag zum DB (DZ).

Dienstgeberabgabe (nur Wien!)

Für alle Arbeitnehmer, die das 55. Lebensjahr vollendet haben, entfällt ab Beginn des folgenden Kalendermonates die U-Bahn-Steuer.

 

Arbeitslosenversicherungsbeiträge

Wurde bei Niedrigverdienern – die gemäß Arbeitslosenversicherungsgesetz pflichtversichert sind – entsprechend der Staffelung der Arbeitslosenversicherungs-beitrag reduziert?

 

Arbeitslosenversicherungsbeitrag Staffelung 2013 in %

bis 1.219,00

0 %

von 1.219,01 bis 1.330,00

1 %

von 1.330,01 bis 1.497,00

2 %

ab 1.497,01

3 %

Unbeachtlich der Höhe der Einkünfte beträgt der vom Dienstgeber zu tragende Beitrag zur Arbeitslosenversicherung weiterhin 3 % der Beitragsgrundlage.

 

Aufzeichnungen / Nachweise

Arbeitszeitaufzeichnungen

Der Arbeitgeber hat in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden (Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, sowie die Lage der täglichen Arbeitspausen) zu führen.

Erfüllen Sie Ihre gesetzliche Aufzeichnungspflicht und mehr noch, erhalten Sie ein wichtiges, unverzichtbares und zugleich einfach zu führendes Werkzeug für Ihren Arbeitsalltag mit meiner Stundenaufzeichnungsvorlage.

SEG-Zulagen – Tätigkeitsnachweis

Werden Schmutz-, Erschwernis- oder Gefahren-Zulagen verrechnet, so ist eine Überwiegenheitsprüfung vorzunehmen, je nach Verrechnungsmodalität pauschal pro Monat oder pro Stunde.

Ist der Nachweis erbracht, dass die Tätigkeit überwiegend im Lohnzahlungszeitraum in erheblichem Maße eine Verschmutzung bewirkt, eine außerordentliche Erschwernis darstellt bzw. unter gefährlichen Umständen stattfindet?

Beispiele:

  • Vorübergehende Umbauarbeiten im Büro stellen keine Verschmutzung im erheblichen Maße dar, die die Verrechnung einer sozialversicherungs- und lohnsteuerfreien Schmutzzulage an die Mitarbeiter rechtfertigt.
  • Werden einem Arzt, der auf einer Unfall-, Intensivstation oder in psychiatrischen Stationen tätig ist, Zulagen verrechnet, so können diese steuerbegünstigt behandelt werden. Werden hingegen einem Arzt, der in einer Kuranstalt tätig ist, Zulagen verrechnet, ist die Voraussetzung für eine steuerbegünstigte Verrechnung nicht gegeben. 
  • Ärzte oder Angestellte in medizinischen Ordinationen erhalten eine Infektions- bzw. Strahlenzulage steuerlich begünstigt. Werden hingegen Bankangestellten Gefahrenzulagen, im Hinblick auf eventuelle Banküberfälle verrechnet, stellt dieser Umstand keine typische Berufsgefahr dar. Gefahrenzulagen können in diesem Fall nicht steuerbegünstigt behandelt werden.

Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnung – Fehlzeiten

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet Aufzeichnungen über die Dauer des zustehenden Urlaubes, sowie die Zeiten, in welcher der Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaub konsumiert hat, zu führen. Auch ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet  Aufzeichnungen über Krankenstandstage zu führen.

Erfüllen Sie Ihre gesetzliche Aufzeichnungspflicht und mehr noch, erhalten Sie ein wichtiges, unverzichtbares und zugleich einfach zu führendes Werkzeug für Ihren Arbeitsalltag mit meinem Dienstnehmerkalender.

Überstundennachweise

Ist der Nachweis der betrieblichen Notwendigkeit, Überstunden während der Nacht oder an Sonn- bzw. Feiertagen leisten zu müssen, erbracht?

 

Betriebliche Vorsorge (Abfertigung neu)

Entgeltfreie Zeiten

Auch während bestimmter entgeltfreier Zeiten hat der Dienstgeber für den Dienstnehmer die Beiträge an die Betriebliche Vorsorgekasse (Abfertigung neu) zu entrichten.

Zu diesen entgeltfreien Zeiten zählen, Zeiten in denen der Dienstnehmer Anspruch auf

  • Krankengeld,
  • Wochengeld
  • Präsenzdienst
  • Zivildienst

hatte.

Wurde die Beitragsentrichtung bereits mit der laufenden Lohnverrechnung durchgeführt? Falls nicht, holen Sie die Beitragsentrichtung im Dezember nach.

Geringfügig Beschäftigte

Haben Sie geringfügige Dienstnehmer in Ihrem Unternehmen beschäftigt und Nutzen Sie die Möglichkeit die Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge einmal jährlich abzuführen? Wenn das der Fall ist, so müssen die Beiträge bis spätestens 15. Jänner des Folgejahres mit einem Zuschlag von 2,5 % abgeführt werden.

Tipp!

Um den Zuschlag von 2,5 % einzusparen, führen Sie die Beiträge Ihrer geringfügig beschäftigten Dienstnehmer zur betrieblichen Vorsorge monatlich ab.

 

Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch ist in folgenden Fällen zu führen:

  • Eine Dienstreise wird mit dem Privat-PKW des Mitarbeiters durchgeführt.
  • Der Mitarbeiter führt Privatfahrten mit einem Firmen-PKW durch und es wird nur der halbe Sachbezugswert verrechnet. Nähere Details dazu finden Sie [hier]

Liegt ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch auf?

Inhalte eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches:

  • Kennzeichen des benutzten KFZ
  • Reisetag (Datum der Reise)
  • Uhrzeit (Abfahrt- und Ankunftszeitpunkt)
  • Reisedauer
  • Reiseweg1) (Ausgangspunkt und Ziel der Reise2))
  • Grund für die Fahrt2)
  • Anfangs- und Endkilometerstand
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer
  • Unterschrift des Reisenden

1)       Wird nicht der lt. Routenplaner kürzeste Weg genommen, so ist der Reiseweg so detailliert zu beschreiben, dass die Fahrtstrecke anhand einer Straßenkarte nachvollziehbar ist. Desweiteren ist der Grund für den Umweg anzugeben (z.B. Umleitung wegen Unfall). Anzugeben ist auch ob beispielsweise die Autobahn oder Schnellstraße benutzt wurde.

2)       Werden Abkürzungen verwendet, so ist ein entsprechendes Abkürzungsverzeichnis beizulegen.

Generelles zur Fahrtenbuchführung

  • Die Qualitätsanforderung steigt mit der Anzahl der zurückgelegten Kilometer.
  • Die Eintragungen müssen die von der Rechtssprechung geforderten Inhalte (siehe oben) aufweisen und sie müssen übersichtlich und vor allem korrekt geführt sein.
  • Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen, bedeutet innerhalb einer Woche.
  • Eine z.B. im Excel erstellte Datei erfüllt die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Änderungen programmtechnisch oder organisch (durch Ausdruck) ausgeschlossen sind oder Änderungen in der Datei selbst dokumentiert werden.

 

Kilometergelder

Pro Kalenderjahr dürfen Kilometergelder bis maximal 30.000 km bzw. EUR 12.600,00 abgabenfrei behandelt werden. Wurde diese Jahresobergrenze beachtet?

 

Pendlerpauschale / Pendlereuro

Wurde in der laufenden Lohnverrechnung das Pendlerpauschale bzw. der Pendlereuro bei einem oder mehreren Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigt?

Wenn ja, liegt das ausgefüllte und unterschriebene Formular L34 [zum Formular] im Personalakt auf?

Hinweis:

Eventuell beim Arbeitnehmer nachfragen, ob die Voraussetzungen zur Berücksichtigung nach wie vor gegeben sind.

 

Reisekosten

Liegen alle erforderlichen Reisekostennachweise, wie Reisekostenabrechnung, Fahrtenbücher [zur Reisekostenaufzeichnungsvorlage] vor?

Wurden steuerfreie Tagesgelder, pauschale Nächtigungsgelder und steuerfreie Kilometergelder an Ihre Mitarbeiter ausbezahlt? Wenn ja, haben Sie Ihrem Personalverrechner die Unterlagen übermittelt, damit diese auf dem Lohnkonto verbucht werden können?

 

Sachbezug KFZ

Wurde der halbe Sachbezug verrechnet? Wenn dies der Fall ist, liegt ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch auf? Detailinformationen zu diesem Thema finden [hier].

 

Schnittberechnung

Variable Bezüge (wie beispielsweise Überstunden oder Zulagen) sind in Nicht-Leistungszeiten (wie beispielsweise während des Feiertags, Krankenstandes oder Urlaubes) zu berücksichtigen. Man spricht vom sogenannten Ausfallsprinzip.

Wurde das Ausfallsprinzip während der laufenden Lohnabrechnung berücksichtigt? Falls nicht, führen Sie die Schnittberechnung im Dezember durch.

 

Überstunden

Echte Überstundenpauschale

Gemäß § 68/2 EStG können pro Monat die ersten 10 Überstundenzuschläge bis max. 50 % bis max. EUR 86,00 steuerfrei verrechnet werden.

Wurden im Jahresdurchschnitt ausreichend Überstunden tatsächlich geleistet, die die maximale Steuerbegünstigung rechtfertigen?

All-In-Vereinbarungen / unechte Überstundenpauschale

Bei den All-In-Vereinbarungen gelten die Regelungen gemäß § 68/2 EStG (pro Monat die ersten 10 Überstundenzuschläge bis max. 50 % bis max. EUR 86,00 steuerfrei) gleichermaßen.

Wurden im Jahresdurchschnitt ausreichend Überstunden tatsächlich geleistet, die die maximale Steuerbegünstigung rechtfertigen?

Wurde bei der Berechnung der für All-In-Vereinbarungen zwingende Teiler von 203 berücksichtigt?

Deckungsprüfung

Der Arbeitgeber hat alljährlich eine Deckungsprüfung durchzuführen. Dabei ist die pauschale Abgeltung, den tatsächlich geleisteten Stunden (laut Arbeitszeitaufzeichnung) gegenüberzustellen. Ziel der Deckungsprüfung ist es, das der Arbeitnehmer, der eine pauschale Abgeltung erhält, gegenüber einer Einzelverrechnung nicht schlechter gestellt werden und auch nicht unter das kollektivvertragliche Mindestgehalt rutschen darf.

Achtung!

Wird die Deckungsprüfung nicht durchgeführt, verfällt der Anspruch des Arbeitnehmers nicht und es steht ihm eine 3-jährige Verjährungsfrist zur Verfügung.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Der gesetzlich verpflichtenden Arbeitszeitaufzeichnung ist auch mit einer Vereinbarung eines echten oder unechten Überstundenpauschales nachzukommen. Nähere Details zum Thema Arbeitszeitaufzeichnung finden sie [hier]

Die Konsequenzen aus der Nichtführung von Arbeitszeitaufzeichnungen sind:

  • Verfallsfrist beginnt nicht zu laufen, dem Arbeitnehmer steht eine 3-jährige Verjährungsfrist zur Verfügung.
  • Verwaltungsstrafe

 

Verbesserungsvorschlag

□  Check

Wurden Verbesserungsvorschlagsprämien an Ihre Mitarbeiter verrechnet? Liegen die Voraussetzungen und die entsprechenden Nachweise über den Nutzen des Verbesserungsvorschlags vor?

Voraussetzungen:

  • Verbesserungsvorschläge müssen dem Unternehmen einen nachweisbaren und messbaren wirtschaftlichen Nutzen bringen.
  • Verbesserungsvorschläge dürfen nicht zu den eigentlichen Dienstpflichten des Mitarbeiters zählen und keine Selbstverständlichkeit sein.
  • Prämien für Verbesserungsvorschläge bedürfen einer Regelung in einer lohngestaltenden Vorschrift (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, Vereinbarung mit allen Arbeitnehmern oder sachlich bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern).
  • Darüber hinaus müssen die Richtlinien – wie und wonach errechnet sich die Höhe der Prämie für Verbesserungsvorschläge – in der lohngestaltenden Vorschrift geregelt sein.
  • Die – zumindest teilweise – Umsetzung des Verbesserungsvorschlags muss gegeben sein.

Beispiel:

Wenn Ihre Verkäuferin das Schaufenster umgestaltet, um damit eventuell den Verkaufserlös zu steigern, liegt kein Verbesserungsvorschlag vor, da dies zu Ihren Dienstpflichten gehört.

Werden die Voraussetzungen erfüllt, sind derartige Prämien in der Sozialversicherung beitragsfrei zu behandeln. In der Lohnsteuer sind diese Prämien bis zum Ausmaß eines zusätzlichen, um 15 % erhöhten, Jahressechstels mit 6 % zu versteuern.

Hinweis:

Dokumentieren Sie anhand einer Kosten/Nutzen Rechnung den durch den Verbesserungsvorschlag erzielten wirtschaftlichen Nutzen für Ihr Unternehmen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie [hier].

 

Vorteile aus dem Dienstverhältnis

Haben Sie Ihren Mitarbeitern im Laufe des Kalenderjahres lohnwerte Vorteile  wie etwa Einkaufsgutscheine, Incentives, Mitarbeiterrabatte, etc. gewährt?

Wenn ja, wurde ein Sachbezug angesetzt und versteuert?

Wenn kein Sachbezug angesetzt wurde, liegen ausreichend Dokumentationen auf, die belegen, warum kein lohnwerter Vorteil vorliegt?

Beispiel Mitarbeiterrabatte:   

Auch anderen Endverbrauchern werden Rabatte in der gleichen Höhe gewährt, daher kein lohnwerter Vorteil aus dem Dienstverhältnis.

 

Zulagen

Wurden die steuerfreien Zulagen während des Urlaubes steuerpflichtig abgerechnet? Falls nicht, rechnen Sie diese Zulagen mit der Dezemberabrechnung steuerpflichtig ab.

 

Zuschläge

Wurden die steuerfreien Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nacharbeit während des Urlaubes steuerpflichtig abgerechnet? Falls nicht, rechnen diese Zuschläge mit der Dezemberabrechnung steuerpflichtig ab.

 

Zuschuss zur Entgeltfortzahlung

Betriebe, die regelmäßig weniger als 51 Dienstnehmer beschäftigen, erhalten von der AUVA (Allgemeine Unfallversicherungsanstalt) im Falle einer Entgeltfortzahlung einen Zuschuss, wenn der Dienstnehmer

  • aufgrund eines Unfalls mehr als 3 Tage arbeitsunfähig ist oder
  • aufgrund einer Erkrankung länger als 10 Tage, somit ab dem 11. Krankenstandstag

für maximal 6 Wochen je Kalenderjahr und Dienstnehmer.

Höhe des Zuschusses

Es wird max. 50 %, zuzüglich 8,34 % für die Sonderzahlungen des fortgezahlten Entgeltes rückerstattet.

Seit 01.01.2013 ist der Zuschuss mit der 1 ½ fachen täglichen Höchstbeitragsgrundlage gedeckelt. Somit ergibt sich für das Jahr 2013 eine Deckelung von EUR 222,00 pro Tag.

Arbeitgeber erhalten seit 01.07.2013 seitens der AUVA den gesamten Aufwand der Entgeltfortzahlung ersetzt, wenn eine Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Unfalles, der sich während eines Einsatzes bei Katastrophenschutz oder Katastrophenhilfe ereignet hat, vorliegt.

Antragsfrist

Der Antrag muss innerhalb von 3 Jahren nach Beginn des Entgeltfortzahlungsanspruchs gestellt werden.

Nutzen Sie den Jahreswechsel um zu überprüfen, ob Ansprüche bestehen.

 

thumb_pdfDownload Checkliste am Jahresende – 2013