Alle Jahre wieder gilt es zu prüfen, ob der halbe PKW-Sachbezugswert, nach Vorlegen der Fahrtenbücher, gerechtfertigt ist.

 

Kriterien für den halben PKW-Sachbezug:

Wird das firmeneigene KFZ nachweislich im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten (Achtung! einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) nicht mehr als 500 km pro Monat genutzt, ist monatlich ein Sachbezug in der Höhe von 0,75 % der Anschaffungskosten (inkl. USt. und NOVA) bis maximal EUR 360,00 (ab 01. März 2014, davor EUR 300,00) zu verrechnen.

Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer mittels Fahrtenbuch Aufzeichnungen führt. Diese Aufzeichnungspflicht unterliegt strengen Kriterien. Schlampig geführte Fahrtenbücher können, im Falle einer Abgabenprüfung, zu einer Nichtanerkennung der Berücksichtigung des halben PKW-Sachbezugs führen.

 

Wer haftet? Wer schuldet?

Vorweg: Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch liegt sowohl im arbeitgeber– als auch arbeitnehmerseitigem Interesse!

Bei einer Prüfung Ihrer Lohnabgaben stellt der Prüfer fest, dass seiner Ansicht nach das Fahrtenbuch mangelhaft geführt ist, weshalb der halbe PKW-Sachbezugswert nicht anerkannt wird.

Zunächst wird der Arbeitgeber zur Kasse gebeten.

Anhand eines Beispiels möchte ich Ihnen die euromäßige Auswirkung aufzeigen:

Beispiel (PKW-Sachbezugswert vor dem 01. März 2014):

Ein Angestellter mit einem monatlichen Bruttogehalt von EUR 2.500,00 erhält einen Firmen PKW auch zur Privatnutzung. Laut Angabe des Mitarbeiters erfüllt er die Voraussetzungen, die die Verrechnung des halben Sachbezugs in der Höhe von EUR 300,00 rechtfertigen. In der Lohnverrechnung wird demnach 3 Jahre lang der halbe Sachbezugs berücksichtigt.

Es kommt zu einer Lohnabgaben-Prüfung: Der Prüfer anerkennt den halben PKW-Sachbezug mangels ordnungsgemäß geführtem Fahrtenbuch nicht und verdoppelt den Sachbezugswert von EUR 300,00 auf EUR 600,00.

Wussten Sie, dass es bei einem 3-jährigen Prüfungszeitraum zu einer Nachzahlung von rund EUR 9.500,00 kommt!!!

Gemäß § 1358 ABGB ist der Arbeitgeber berechtigt, den nachzuzahlenden Lohnsteuerbetrag vom Arbeitnehmer, dem eigentlichen Lohnsteuerschuldner, zurückzufordern.

Übrigens: Der Lohnsteuerregress wird durch Einwendungen des Arbeitnehmers wie gutgläubiger Verbrauch NICHT verhindert!

 

Generelles zur Fahrtenbuchführung:

• Die Qualitätsanforderung an ein Fahrtenbuch steigt mit der Anzahl der zurückgelegten Kilometer.
• Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen zum Einen die von der Rechtssprechung geforderten Inhalte (siehe nachstehend) aufweisen. Zum Anderen müssen sie übersichtlich und vor allem korrekt geführt sein.
• Die Eintragungen müssen zeitnah erfolgen, bedeutet innerhalb einer Woche.
• Eine z.B. im Excel erstellte Datei erfüllt die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Änderungen programmtechnisch oder organisch (durch Ausdruck) ausgeschlossen sind oder Änderungen in der Datei selbst dokumentiert werden.

 

Welche Inhalte muss ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch aufweisen?

Ausnahmslos muss für jede berufliche Fahrt die Aufzeichnung nachstehende Inhalte vorweisen:

• Kennzeichen des benutzten KFZ
• Reisetag (Datum der Reise)
• Uhrzeit (Abfahrt- und Ankunftszeitpunkt)
• Reisedauer
• Reiseweg¹⁾ (Ausgangspunkt und Ziel der Reise²⁾)
• Grund für die Fahrt²⁾
• Anfangs- und Endkilometerstand
• Anzahl der gefahrenen Kilometer
• Unterschrift des Reisenden

¹⁾       Wird nicht der lt. Routenplaner kürzeste Weg genommen, so ist der Reiseweg so detailliert zu beschreiben, dass die Fahrtstrecke anhand einer Straßenkarte nachvollziehbar ist. Desweiteren ist der Grund für den Umweg anzugeben (z.B. Umleitung wegen Unfall). Anzugeben ist auch ob beispielsweise die Autobahn oder Schnellstraße benutzt wurde.

²⁾       Werden Abkürzungen verwendet, so ist ein entsprechendes Abkürzungsverzeichnis beizulegen.

 

Was tun, wenn Ihr Mitarbeiter der Ansicht ist, das Fahrtenbuch entspricht der Ordnungsmäßigkeit?

Im Gegensatz zu Ihrem Mitarbeiter sind Sie der Ansicht, das vorgelegte Fahrtenbuch entspricht nicht den Kriterien der Ordnungsmäßigkeit.

Verweisen Sie den Mitarbeiter darauf, dass er den halben PKW-Sachbezugswert auch über die Arbeitnehmerveranlagung beantragen kann.

Übrigens: Es ist unzulässig generell und ohne Prüfung der Fahrtenbücher den halben Sachbezugswert zu verweigern und alle MitarbeiterInnen an das Finanzamt zu verweisen.

 

 

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